Hoe een Digitale Factuur of Elektronische Factuur Aanmaken:
Een Eenvoudige Gids voor Freelancers en KMO’s

Als freelancer of kleine ondernemer in België heb je waarschijnlijk al gehoord dat digitale facturatie steeds belangrijker wordt. Met overheidsregels die binnenkort elektronische facturen verplicht stellen, is dit het ideale moment om te begrijpen hoe het werkt.

Een digitale of elektronische factuur aanmaken is niet ingewikkeld. In deze gids leer je wat een digitale factuur is, waarom het belangrijk is en hoe je er stap voor stap één maakt zonder technische kennis.

Wat is een Digitale of Elektronische Factuur

Een digitale of elektronische factuur is een factuur die volledig digitaal wordt aangemaakt en verstuurd. In tegenstelling tot een papieren factuur of gewone PDF, volgt een elektronische factuur een gestructureerd formaat zoals UBL en kan automatisch verwerkt worden door boekhoudsystemen.

In België is elektronische facturatie al verplicht voor B2G (business-to-government). Vanaf 2026 wordt e-facturatie ook verplicht voor B2B-transacties. Freelancers en KMO’s doen er goed aan nu al over te stappen.

Waarom Digitale of Elektronische Facturen Gebruiken

Digitale facturatie biedt veel voordelen voor zelfstandigen en kleine ondernemingen:

Stap voor Stap: Hoe een Digitale Factuur Aanmaken

1. Kies facturatiesoftware die gestructureerde formaten zoals UBL ondersteunt en eventueel Peppol-connectie heeft.
2. Vul je bedrijfsgegevens in zoals btw-nummer, naam, adres en bankrekening.
3. Voeg klantgegevens toe inclusief btw-nummer en adres.
4. Voeg producten of diensten toe met hoeveelheden, prijzen en btw-tarieven.
5. Genereer de factuur in het juiste formaat zoals UBL of PDF met XML.
6. Verstuur de factuur via e-mail of via een platform zoals Peppol indien vereist.

Een geldige digitale of elektronische factuur moet de volgende gegevens bevatten:

• Factuurnummer en datum
• Jouw btw-nummer en bedrijfsinformatie
• Btw-nummer en adres van de klant
• Omschrijving van de dienst of producten, prijzen, btw
• Totaalbedrag en vervaldatum

Vermijd fouten zoals ontbrekende btw-nummers of foutieve bestandsindelingen.

Je kunt je digitale factuur op verschillende manieren verzenden:

• Via e-mail (inclusief PDF en UBL-bestand)
• Via het Peppol-netwerk voor overheidsklanten of grote bedrijven
• Via het portaal van je klant

Kies altijd de methode die aansluit bij de wensen van je klant.

Gebruik facturatiesoftware die eenvoudig is, voldoet aan de Belgische regels en gestructureerde facturen ondersteunt. Kies een oplossing die werkt in het Nederlands en Frans en geschikt is voor freelancers en KMO’s.

Probeer eFactuurHub, een gebruiksvriendelijke tool speciaal voor Belgische bedrijven waarmee je snel professionele en conforme facturen verstuurt.

Een digitale of elektronische factuur maken is eenvoudig en biedt veel voordelen. Het helpt je om wettelijk in orde te zijn, sneller betaald te worden en tijd te besparen.

Begin vandaag en bereid je onderneming voor op de toekomst van facturatie.

Bezoek eFactuurHub en maak vandaag nog je eerste digitale factuur aan.