De Belgische overheid zet een grote stap richting digitale transformatie in de bedrijfswereld. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen die in België zijn gevestigd. Klassieke facturen in pdf-formaat die via e-mail worden verzonden, zullen dan niet meer voldoen aan de wettelijke vereisten. Dit betekent een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven onderling facturen uitwisselen.
Wat is gestructureerde elektronische facturatie?
Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur in een machineleesbaar formaat die rechtstreeks van het ene softwaresysteem naar het andere wordt verzonden, zonder tussenkomst van handmatige verwerking. In België wordt het Peppol-netwerk gebruikt als de standaard infrastructuur voor deze uitwisseling. Het formaat moet voldoen aan de Peppol BIS-norm of, in geval van een bilateraal akkoord, aan de Europese norm EN 16931.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting tot e-facturatie geldt voor alle bedrijven die:
- btw-plichtig zijn in België, én
- leveringen of diensten uitvoeren aan andere Belgische btw-plichtige klanten.
Heeft uw onderneming een geldig btw-nummer en factureert u aan andere Belgische bedrijven? Dan bent u vanaf 1 januari 2026 verplicht om e-facturen in gestructureerd formaat te verzenden.
Voor wie geldt de verplichting niet?
Hoewel de regel algemeen geldt voor B2B-relaties, zijn er enkele gerichte uitzonderingen:
Geen verplichting tot verzenden van gestructureerde e-facturen voor:
- Ondernemingen in faillissement
- Bedrijven die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het btw-wetboek
- Buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België
- Forfaitaire belastingplichtigen (artikel 56, regeling wordt afgeschaft tegen 1 januari 2028)
Geen verplichting tot ontvangen van gestructureerde e-facturen voor:
- Bedrijven met enkel vrijgestelde activiteiten onder artikel 44
- Buitenlandse ondernemingen zonder vaste Belgische inrichting
Let op: zodra een buitenlandse onderneming wél over een vaste inrichting in België beschikt, is zij ook onderworpen aan deze verplichting.
En wat met B2C en internationale transacties?
E-facturatie is niet verplicht voor transacties met particulieren (B2C) of voor grensoverschrijdende facturatie. Toch kunnen bedrijven er vrijwillig voor kiezen om ook in deze gevallen gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, mits de klant hiermee instemt. Registratie op het Peppol-netwerk wordt daarbij als impliciete goedkeuring beschouwd.
Voor wie enkel verkoopt aan consumenten, geldt dus geen verzendverplichting, maar zij moeten wél in staat zijn om inkomende gestructureerde e-facturen van hun leveranciers te ontvangen en verwerken. Dit vereist aanpassingen aan uw boekhoud- of ERP-systeem vóór 2026.
E-facturatie aan de overheid (B2G)
Voor overheidsopdrachten geldt al sinds 1 maart 2024 een afzonderlijke verplichting. Overheidsinstanties mogen enkel nog elektronische facturen ontvangen voor nieuwe contracten van meer dan €3.000 (excl. btw). Federale overheden moeten zelfs onder deze drempel elektronische facturen eisen.
- Formaat: Peppol BIS
- Uitgangspunt: Automatisering en transparantie binnen de overheid
- Infrastructuur: Peppol-netwerk
Zowel leveranciers van overheden als aanbestedende diensten moeten zich aan deze regelgeving houden.
Hoe weet u of een klant btw-plichtig is?
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) biedt een overzicht van de btw-status van elk Belgisch bedrijf. Onder de rubriek “Hoedanigheden” vindt u het kenmerk “Onderworpen aan btw – Sinds [datum]” als het bedrijf effectief btw-plichtig is.
Samenvatting van de verplichting vanaf 2026
| Type transactie | Gestructureerde e-factuur | PDF / E-mail | Papier |
| B2B (binnen België) | Verplicht (vanaf 01.01.2026) via Peppol BIS | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| B2G (overheid) | Verplicht (vanaf 01.03.2024, met uitzonderingen) | Niet toegestaan | Niet toegestaan |
| B2C / Internationaal / Overige | Toegestaan mits akkoord | Toegestaan mits akkoord | Toegestaan |
Bereid u voor met eFactuurhub
De overstap naar verplichte e-facturatie vraagt om technologische voorbereiding, correcte integratie en kennis van de wetgeving. Daarom biedt eFactuurhub een complete oplossing voor bedrijven die willen voldoen aan de Belgische e-facturatieverplichting:
- Volledige Peppol-integratie
- Automatische verwerking van inkomende en uitgaande e-facturen
- Gebruiksvriendelijk portaal voor zowel KMO’s als grote ondernemingen
- Oplossingen op maat voor ERP-integratie (SAP, Microsoft Dynamics, Odoo, enz.)
eFactuurhub helpt bedrijven niet alleen te voldoen aan de wettelijke vereisten, maar tilt ook hun facturatieproces naar een hoger niveau van efficiëntie en veiligheid.
Bezoek eFactuurhub en ontdek hoe uw organisatie zich eenvoudig kan voorbereiden op de verplichte e-facturatie in België.